fredag 25 mars 2011

Teknik och administration, som underlättar?

För 20 år sedan hade jag varken dator eller mobiltelefon. Mitt arbete i Försvarsmakten, som lärare i ledarskap, taktik och underättelsetjänst, gick ut på att undervisa blivande kompanichefer vid våra jägarförband. På arbetsplatsen, Infanteriets och Kavalleriets stridsskola, kommunicerade vi med varandra genom möten och samtal. Om jag behövde författa en officiell skrivelse, så skrev jag för hand och lämnade den till skrivcentralen för att få brevet utskrivet på maskin. Vi kommunicerade med andra enheter inom Försvarsmakten via brev, fax, milfax eller fast telefon. Om någon sökt mig, så fick jag en lapp av växeln och kunde ringa upp när jag fick tid och möjlighet. Huvuddelen av min arbetstid åtgick till att lösa mina arbetsuppgifter, som lärare.

För ca 10 år sedan fick jag min första dator och min första mobiltelefon. Då jobbade jag i kyrkan, som präst och kyrkoherde. Till att börja med levde jag i två parallella världar. På arbetsplatsen samtalade vi med varandra eller hade möten, men med människor utanför arbetsplatsen kommunicerade jag via e-post och mobiltelefonen. All kommunikation gick enkelt och snabbt. Tekniken underlättade för mig, och sparade både tid och energi. Jag fick tid över till mina huvudsakliga arbetsuppgifter och riktiga möten med mina medarbetare och församlingsbor.

I dag undrar jag om vi inte nått en gräns då tekniken inte längre underlättar, utan tvärtom försvårar, tar tid och stjäl energi. Varje dag får jag någonstans mellan 40 och 60 e-mail. Avsändaren har använt ett antal minuter för att skriva mailet och jag måste lägga ner nästan lika många minuter för att läsa det. Ska jag dessutom svara, går det ytterligare tid.

Föreställ er att en person lägger ner 10 minuter på att skriva ett e-mail, som skickas till 6 mottagare. Varje mottagare måste ägna 5 minuter för att läsa detsamma. Utöver detta ska varje mottagare skriva ett svar som tar 5 minuter att skriva. Nu måste alla övriga lägga ner ytterligare 6 gånger 5 minuter vardera, för att läsa igenom allas svar. Slutar konversationen här, så har ett enda mejl kostat 4 timmar och 10 minuters arbetstid. Förenklar detta vårt arbete? Sparar det tid? Det hade kanske kunnat lösas vid ett 10 minuters möte som kostat sammanlagt 1 timmes arbetstid. Arbetsgivaren hade alltså sparat drygt 3 timmars arbetstid som kunnat användas till huvuduppgiften och "riktiga" möten.

Förutom att tekniken, som skulle underlätta och spara tid, riskerar att försvåra och stjäla tid, så undrar jag vad det gör med vår energi och vår stressnivå. Dessutom vet vi att endast några få procent av vår kommunikation handlar om ord. Det innebär att varje e-mail riskerar att misstolkas och skapa problem.

Har e-mail blivit ett sätt att slippa samtala? Att slippa möta andra människor? Att slippa lyssna på andra människors åsikter och synpunkter? Är det för enkelt? Är vi rädda att inte synas och höras? Har vi slutat att fundera över vilket sätt som är bäst att kommunciera med varandra i den specifika frågan? Gör vi bara, utan att fundera eller reflektera? Skapar e-mail någon form av trygghet och kontroll? Beror det på tillitsbrist?

Förr funderade, åtminstone jag, över varje kommunikationsbehov. Är det akut? Ska jag ringa? Ska jag faxa? Är det sekretess? Ska jag skicka ett brev? Kan det vänta tills vi ses? Kan vi ta det på nästa möte?

Inom administrationen ser jag samma utveckling. Vi skapar administrativa system som förenklar administrationens arbete, vilket gör att vi kan spara in på administrativ personal. Men resultatet riskerar att bli att de administrativa uppgifterna flyttas till den personal som är anställd för att lösa andra uppgifter. Genom att lägga ut vissa administrativa uppgifter, på de enskilda medarbetarna, så kan man dra ner på den administrativa personalen och satsa resurser på kärnverksamheten. Det låter jättebra i teorin, men hur blir det i praktiken. Om företaget sparar in en administrativ tjänst på 40 timmar i veckan, och det innebär att alla 100 anställda, får en uppgift som tar 30 minuter vardera att utföra, hur mycket resurser har jag då sparat in för att lägga på kärnverksamheten?

2 kommentarer:

  1. Thorsten Schütte25 mars 2011 11:21

    Ett tips för effektiva e-mejl: När det är ett kort budskap, skriv det som ämnesrad, asvlut med namn och//. Då behöver motparten inte ens öppna mejlen, budskapet når fram direkt.
    Och jag håller helt med om - att flytta adminstrativa och ekonomiska uppgifter från personer som är proffs på dessa till oss glada amatörer på dessa områden - det är verkligen ett sätt att spara, kostar det vad det kosta ville...

    SvaraRadera
  2. Hej Thorsten och tack för din kommentar.

    Jag tackar dig för tipset. Funderar faktiskt på att skriva något internt dokument/policy om e-postens vett och etikett. Om jag gör det ska jag ta med ditt förslag.

    Jag tror att vi fått ett system där matematiken lurar oss. Vi kan visa att den administrativa personal minskar och alla är nöjda. Att den sammanlagda tiden för administrativa uppgifter ökat, det redovisas aldrig. Dessutom är det frustrerande för varje medarbetare att göra uppgifter som de inte är utbildade för.

    Jag önskar dig en trevlig helg, utan en massa e-mail...

    Med vänliga hälsningar.

    Krister

    SvaraRadera